KI im Arbeitsalltag verlässlich einsetzen

Die unternehmerische Ausgangslage

In vielen KMU ist entscheidendes Wissen über Jahre dort gewachsen, wo die Arbeit geschieht: in der Erfahrung mit Kunden, in Ausnahmen im ERP, in eingespielten Abläufen und im Wissen, welche Information tatsächlich massgebend ist. Es liegt verteilt bei Personen, in E-Mails, Excel-Dateien und Fachsystemen. Das ist bei gewachsenen Unternehmen normal, macht Wissen aber nicht jederzeit für andere verfügbar.

Zwei Entwicklungen treffen aufeinander: Erfahrene Mitarbeitende gehen in Pension, reduzieren ihr Pensum oder verlassen das Unternehmen. Frühere Mitarbeitendengenerationen waren oft eher bereit, gewachsene Abläufe mitzutragen. Viele jüngere Mitarbeitende erwarten, dass Prozesse nachvollziehbar sind und verbessert werden können. Gewachsene Abläufe sind kein Versäumnis, sondern meist das Ergebnis pragmatischer Entscheidungen unter früheren Bedingungen. Bleiben Suche und Doppelarbeit hoch, steigen heute jedoch Frustration und das Risiko, dass Mitarbeitende früher wechseln. Jeder Personalwechsel verursacht Rekrutierungs- und Einarbeitungsaufwand. Gleichzeitig gehen erneut Zusammenhänge und Hintergrundwissen verloren. Das erhöht die Kosten und erschwert die betriebliche Kontinuität.

Die Frage vor der Werkzeugwahl

Welches Wissen ist für unseren Betrieb wichtig, wie kann KI sicher darauf zugreifen, und wer trägt die Verantwortung?

Wenn KI freigegebene Quellen durchsucht und Informationen vorbereitet, müssen Mitarbeitende weniger Zeit mit Suche und Doppelarbeit verbringen. Erfahrung und Verantwortung bleiben bei den Menschen, die das Ergebnis prüfen und entscheiden.

Warum drei Wissensbereiche

Die drei Wissensbereiche bleiben getrennt, weil unterschiedliche Personen ihre Richtigkeit prüfen:

Die Strategie gibt die Richtung vor. Prozesse machen daraus wiederholbare Abläufe; Aufgaben setzen diese Abläufe im Einzelfall um. Zeigt die tägliche Arbeit, dass ein Prozess angepasst werden sollte, wird die Erkenntnis als Vorschlag weitergegeben. Erst die verantwortliche Person gibt sie für den nächsten Wissensbereich frei.

Der kontrollierte Umgang mit KI

Wie ein neuer Mitarbeitender wird KI für einen bestimmten Aufgabenbereich eingearbeitet und überprüft. Weil ihre Antworten nicht immer gleich ausfallen, wächst Vertrauen nur durch einen festen Kreislauf:

• Reflexion: Was war hilfreich, falsch oder unvollständig?
• Korrektur: Quellen, Regeln, Rollen und Freigaben anpassen.
• Verankerung: Nur bestätigte Verbesserungen in den normalen Arbeitsablauf übernehmen.

Die Grundregel ist einfach: KI bereitet vor, Menschen entscheiden. Relevante Antworten zeigen ihre Quellen und deren Aktualitätsstand. Fehlende oder widersprüchliche Informationen werden klar markiert. Sobald ein Ergebnis Folgen für Kunden, Geld, Systeme, Personal oder rechtliche Verpflichtungen haben kann, ist eine menschliche Freigabe erforderlich.

Der erste Schritt: einen Arbeitsablauf prüfen

Bevor das Unternehmen in Technik investiert, prüft es einen wichtigen Arbeitsablauf. Ausgangspunkt ist die tägliche Arbeit: Was muss ein Mensch erledigen, welche Informationen braucht er dafür und wo entstehen unnötige Suche oder Doppelarbeit? Danach werden folgende Punkte sichtbar:

• personengebundenes Wissen, Abläufe und Übergaberisiken erkennen;
• benötigte Informationen, sichere Zugriffe und Verantwortliche klären;
• Datenschutz und Compliance prüfen und einen begrenzten ersten Anwendungsfall wählen;
• festlegen, welche Arbeit KI vorbereiten darf und wo ein Mensch entscheiden muss.

Ergebnis für die Geschäftsleitung

Danach kann die Geschäftsleitung beurteilen, ob ein KI-Einsatz sinnvoll ist, auf welche Daten die KI zugreifen müsste und wer die Ergebnisse prüfen würde. Wissen und Freigaben bleiben beim Unternehmen, auch wenn es die Technik später austauscht.

Das Ergebnis ist eine belastbare Entscheidungsgrundlage: Was ist bereits möglich, welche Voraussetzungen fehlen und lohnt sich ein begleiteter Praxistest?