Ich wollte mich selbst wegautomatisieren. Das habe ich gelernt.

Das Problem: verlorener Zusammenhang

Ich begann aus einem einfachen Grund: Ich verlor zu viel Zeit damit, wieder in meine eigene Arbeit hineinzufinden.

Ein Thema kam nach einigen Tagen wieder auf. Bevor ich weiterarbeiten konnte, musste ich E-Mails, Notizen, Aufgaben und frühere Entscheide durchsuchen. Erst danach wusste ich wieder, was zugesagt war, was noch fehlte und warum ich einen bestimmten Weg gewählt hatte.

Also baute ich mir ein Arbeitssystem mit KI. Wenn ich ein Gespräch nach ein paar Tagen wieder aufnahm, sollte es die Vorgeschichte finden, offene Fragen markieren und einen ersten Entwurf vorbereiten. Ich wollte weder Gespräche noch Entscheide automatisieren. Ich wollte nicht jedes Mal wieder alles zusammensuchen müssen.

Am Anfang klang das System oft überzeugender, als es sein durfte. Eine alte Notiz erschien wie der aktuelle Stand. Eine fehlende Information wurde mit einer plausiblen Annahme gefüllt. Ein Entwurf wirkte fertiger, als er war. Das Problem war nicht, dass die KI nichts wusste. Das Problem war, dass ich nicht immer erkennen konnte, was sie wirklich wusste.

Verlässliche Vorbereitung statt falscher Gewissheit

Damit änderte sich mein Ziel. Ich brauchte nicht möglichst viele Antworten, sondern eine verlässliche Vorbereitung. Jede Aussage musste auf eine Quelle zurückgehen. Fehlende Informationen mussten als Lücke sichtbar bleiben. Ein Entwurf durfte nie mit einer verschickten Nachricht verwechselt werden. Und eine Empfehlung blieb eine Empfehlung, bis ich entschieden hatte.

So lernte ich, dass Vertrauen in KI keine einmalige Freigabe ist. Es entsteht im Alltag. Ich prüfe ein Ergebnis, korrigiere Fehler und ändere meine Regeln erst, wenn sich eine Verbesserung bewährt hat. Mit jeder Korrektur wird das System etwas nützlicher. Die Verantwortung bleibt trotzdem bei mir.

Dieselbe Herausforderung im Unternehmen

In Unternehmen zeigt sich dasselbe Problem in grösserem Massstab. Wichtiges Wissen liegt verteilt in Fachsystemen, E-Mails, Kundenhistorien und den Köpfen erfahrener Mitarbeitender. Fällt eine Schlüsselperson aus oder verlässt das Unternehmen, müssen andere den Zusammenhang mühsam wiederherstellen.

KI kann dabei helfen, Wissen wiederzufinden und für eine Entscheidung vorzubereiten. Sie kann aber nicht selbst bestimmen, welche Quelle verbindlich ist, welche Ausnahme zur neuen Regel werden soll oder wer eine Handlung freigibt. Dafür braucht es klare Zuständigkeiten und Menschen, die Ergebnisse prüfen, Fehler korrigieren und neue Regeln erst nach einer bewussten Entscheidung übernehmen.

Der sinnvolle Einsatz von KI

Heute erledigt mein System die eigentliche Arbeit nicht für mich. Es bringt mich schneller an den Punkt, an dem ich entscheiden, schreiben oder sprechen kann. Ich komme vorbereitet in ein Gespräch, erinnere mich an Zusagen und sehe offene Fragen, bevor sie zum Problem werden.

Ich habe mich also nicht wegautomatisiert. Ich habe ein System gebaut, in dem Wissen und Zusammenhang nicht ständig verloren gehen. Das ist für mich der sinnvolle Einsatz von KI: nicht Menschen ersetzen, sondern ihnen den Kopf für die eigentliche Arbeit freihalten.