Was meine Ferienübergaben über mein KI-System gezeigt haben

Vor meinen Ferien musste ich sechs aktive Projekte übergeben. Ich wollte wissen, ob mein KI-Arbeitssystem daraus brauchbare Übergaben erstellen kann. Dabei merkte ich: Das war der bisher beste Test dafür, was die KI über meine Arbeit wirklich weiss.

Eine Liste offener Aufgaben hätte nicht gereicht. Die anderen mussten wissen, wo ein Projekt steht, was als Nächstes geschehen darf und was bewusst warten soll. Ebenso wichtig war, wer während meiner Abwesenheit wofür zuständig ist.

Für eine solche Übergabe hätte ich normalerweise Tickets, Nachrichten, Besprechungsnotizen und technische Dokumentation durchsucht und den Zusammenhang aus dem Gedächtnis ergänzt. Genau diesen ersten Schritt übernahm mein System.

Der erste Entwurf war erstaunlich gut

Für jedes Projekt stellte die KI den aktuellen Stand, offene Entscheidungen, verantwortliche Personen und den nächsten Schritt zusammen. Daraus entstanden sechs ausführliche Übergaben und eine kurze Übersicht für alle, die nur wissen mussten, wo während meiner Abwesenheit Handlungsbedarf bestand.

Die Übergaben enthielten nicht einfach alles, was das System finden konnte. Sie unterschieden zwischen dem aktuellen Stand, offenen Fragen und klaren Grenzen.

In einem Projekt gab es bereits eine ausführliche Planung. Umfang, Budget und verfügbare Kapazität waren aber noch nicht bestätigt. Der nächste Schritt lautete deshalb nicht «mit der Umsetzung beginnen», sondern «auf diese Entscheide warten».

Damit wusste ich: Die KI kannte nicht nur Aufgaben. Sie konnte auch zwischen bestätigt, offen und ungeprüft unterscheiden.

Interessanter waren die Fehler

Der erste Entwurf war gut, aber nicht durchgehend richtig.

Er enthielt Themen, die zwar zu meiner Arbeit gehörten, aber nicht in diese Übergabe. Das System hatte meine persönliche Zuständigkeit mit dem Bereich verwechselt, für den die Empfänger verantwortlich waren. Ich musste den Umfang korrigieren.

An einer anderen Stelle fand die KI einen älteren technischen Stand, obwohl das damalige Problem inzwischen gelöst war. Neuere Nachweise zeigten etwas anderes. Dadurch wurde sichtbar, dass eine Projektdokumentation noch nicht nachgeführt worden war.

Auch die Rollen waren zunächst nicht überall präzise genug. «Hat Zugang», «koordiniert», «kann den Zustand prüfen» und «darf eine Änderung freigeben» klingen ähnlich, bedeuten aber etwas anderes. Gerade während einer Abwesenheit muss dieser Unterschied klar sein.

Genau diese Fehler waren aufschlussreich. Die Übergaben zeigten nicht nur, was mein System wusste, sondern auch, wo das Wissen veraltet, widersprüchlich oder schlecht eingeordnet war.

Wo Quellen und Zuständigkeiten klar waren, konnte die KI den Projektstand erstaunlich genau rekonstruieren. Wo sie unklar waren, wurde auch ihre Antwort unklar. Das Problem lag dann nicht primär beim Modell, sondern im verfügbaren Wissen.

Eine Übergabe prüft mehr als das Gedächtnis

Im Alltag kann eine KI einzelne Fragen überzeugend beantworten. Ob sie ein Projekt verstanden hat, zeigt sich erst, wenn jemand anderes mit ihrer Antwort weiterarbeiten soll.

Eine gute Ferienübergabe muss deshalb mehr leisten als eine Zusammenfassung. Sie muss sagen:

• Das ist der bestätigte Stand.
• Das ist noch offen oder konnte nicht geprüft werden.
• Diese Person kann koordinieren oder nachsehen.
• Für diese Handlung braucht es eine neue Entscheidung.
• Dieses Thema soll während der Abwesenheit bewusst ruhen.

Vor allem der letzte Punkt war wichtig. Nicht jede offene Aufgabe muss sofort von einer Stellvertretung übernommen werden. Manchmal ist «bis zu meiner Rückkehr warten» die verantwortungsvollste Anweisung. Das System half mir, auch diese Grenze sichtbar zu machen und die nächste Prüfung auf einen sinnvollen Termin zu legen.

Dabei merkte ich auch, wo meine Projektnotizen nicht mehr stimmten. Informationen mussten auffindbar und ihr aktueller Stand erkennbar sein. Ein technischer Nachweis durfte nicht mehr behaupten, als er tatsächlich belegte.

Ein praktischer Test für Unternehmen

Unternehmen müssen dafür nicht zuerst ein grosses KI-Projekt starten. Eine reale Ferien- oder Stellenübergabe reicht als Test.

Die KI erstellt aus den vorhandenen Quellen einen Entwurf, den die verantwortlichen Personen prüfen. Jede Korrektur zeigt eine konkrete Lücke: eine fehlende Verbindung, veraltete Dokumentation, einen Entscheid im Kopf einer einzelnen Person oder eine unklare Verantwortung.

So wird klar, welches Wissen bereits nutzbar ist und wo jemand nachfragen oder Ordnung schaffen muss. Gleichzeitig wird sichtbar, auf welche Daten die KI zugreifen müsste und welche Informationen ihren Bereich nicht verlassen dürfen.

Eine solche Übergabe sollte nie ungeprüft verschickt werden. Die KI kann eine Zuständigkeit falsch einordnen oder einer älteren Aussage zu viel Gewicht geben. Die verantwortliche Person muss deshalb korrigieren und freigeben. So zeigt ein echter Fall, was bereits funktioniert und was noch fehlt.

Was ich daraus mitnehme

Ich ging in die Ferien, nachdem ich die Übergaben geprüft, korrigiert und den richtigen Personen zugeordnet hatte. Entscheidend war nicht, dass die Texte schneller entstanden. Mein System konnte den Zusammenhang von sechs Projekten weitgehend wiedergeben und machte sichtbar, wo Wissen fehlte.

Eine KI weiss über ein Projekt nur so viel, wie sie aus zugänglichen und verlässlichen Quellen ableiten kann. Ein gutes Arbeitssystem versteckt diese Grenze nicht. Es zeigt, was bekannt ist, woher es stammt und was weiterhin geklärt werden muss.

Wie Aufgabenwissen, Prozesswissen und strategisches Wissen dabei zusammenwirken, beschreibe ich in meinem Whitepaper zur verlässlichen KI im Unternehmen.

Die Übergaben waren nicht nur für meine Kollegen. Sie zeigten mir, was mein System über die Projekte tatsächlich wusste und wo dieses Wissen endete.